Передача ЭП руководителя подчиненному


#1

Возник вопрос о том, как оформить (и можно ли) использование рядовым сотрудником электронной подписи руководителя, если это необходимо. У сотрудника есть своя ЭП для межведомственных запросов, но полномочий у этой подписи в некоторых случаях недостаточно, требуется сертификат руководителя.
Возможно ли документально оформить передачу ЭП от руководителя сотруднику, а также прав на ее использование? Какими именно документами это оформляется?


#2

Технически возможно, что у вас сертификат сотрудника не содержит нужных полей OID. Нужно уточнить у администратора ИС и в УЦ, могут они вам выдать нужную или нет.

Правильный вариант - сотрудник должен использовать личную ЭП и работать в ИС по доверенности.

Тут главное соблюдение нескольких условий: ЭП в УЦ оформляется как на сотрудника ЮЛ, а не просто ФЛ. Тогда в сертификате будет указано, что он выдан на конкретную организацию, но принадлежит конкретному сотруднику. Часто их называют ЭП для ЮЛ, но она все равно персональная - на сотрудника, эфемерной ЮЛ не бывает при использовании ЭП.

После получения ЭП оформляете простую доверенность на сотрудника для представления интересов организации в ИС (при взаимодействии с контрагентом).

Главное, чтобы ИС позволяла работать по доверенности. Но это только тех. поддержка конкретной ИС подскажет или опытным путем сами выясните. Но опыт подсказывает, что есть высокая вероятность, что все получится. Бывают случаи, когда можно и без доверенности, нужно только права пользователей правильно выставить и тогда у них появятся нужные полномочия.

Неправильный вариант - составить доверенность на право сотруднику пользоваться ключами ЭП руководителя и подписывать эл. документы от его имени.

ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” регулирует вопросы использования ЭП. Почитайте первые 12 статей. Но я там не нашел запрета на передачу ключей ЭП и использование их другим человеком. Может такие требования есть в ГК, но я таких не знаю.

Главное (по 63-ФЗ) получить согласие руководителя, а доверенность это оно и есть:

При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны:

  1. обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;

При необходимости можете разработать документы по использованию ЭП в организации, произвести учет ЭП и носителей, где отметить, что работник является пользователем ключей ЭП руководителя.